5 نکته برای اجرایی نمودن ایده ها و افکارمان
آدم های خوش فکر و خلاق همواره يك دردسر بزرگ دارند. ما همگي ايده هاي جالب در سر داريم اما اغلب آن ها رنگ واقعيت به
خود نمي گيرند. چرا اغلب ايده ها و فكرها، عملياتي نمي شوند؟ يك دليلش مي تواند اين است كه عادت هاي خلاقانه مان بر سر راه اجرايي شدن آن ايده ها قرار مي گيرند. اغلب، شور و اشتياق ما براي فكر كردن و توليد ايده هاي جديد سر راه اجراي درست ايده هاي قبلي مان مي شود و درنتيجه بساري از پروژه هايي را كه شروع كرده ايم نيمه كاره رها مي كنيم.
چه اين پروژه، راه اندازي يك وب سايت باشد، چه يك ايده تجاري و يا مثلا نوشتن يك رمان كه زماني طولاني آرزويش را در سرداشته ايم، بيشتر اين پروژه ها دچار ركود مي شوند و جز ناميدي چيزي حاصل نمي شود.
از طرف ديگر، تعدادي از آدم ها و گروه هاي تيمي خلاق هستند كه مي دانند چگونه بايد در برابر مشكلات ايستادگي نمود تا ايده هايشان را به اجرا برسانند. مقاله اي كه پيش رويتان هست، نتيجه بررسي تجربيات و ديدگاه هاي اينگونه افراد موفق و استثنايي است كه در 5 نكته خلاصه شده است:
(خارج از بحث: شما در حال خواندن مطلبي از وبلاگ "خوش فكري" هستيد. شما هم مي توانيد با ما همكاري نماييد و در عوض مقداري درآمد الكترونيكي كسب كنيد.)
1. از جريان هاي كاري ارتجاعي پرهيز كنيد
در ناخودآگاه بسياري از ما، روش هاي انجام كار ارتجاعي به تدريج نهادينه شده است. روزانه در برابر بمباران تماس هاي تلفني، پيامك، پست الكترونيكي، پيغام هاي چت، تويت و پيام هاي فيس بوك و ساير شبكه هاي اجتماعي حقيقي و يا مجازي و ... قرار مي گيريم. و در نتيجه بجاي اينكه از انرژي مان به صورت فعال و مفيد استفاده كنيم، خودمان را در مسابقه اي فرسايشي و انرژي بر، مي بينيم كه هر وقت به آخرين مورد ارتباطي پاسخ داديم، برنده شده ايم!
بخاطر داشته باشيد: صندوق پست الكترونيكي (Mail Box) خود را با ليست كارهايي كه بايد انجام دهيد اشتباه نگيريد.
گروهي از آن انسان هاي خوش فكر و خلاقي كه اين نوشته بخشي از تجربيات آنان است، براي پرهيز از اين روش كار منسوخ شده و غير اصولي، دركار خود " بازه هاي زماني عدم تحريك " برنامه ريزي مي نمايند. يعني اينكه روزانه و يا هفتگي، زمان هايي را در نظر مي گيرند كه در آن مدت، به هيچ نوع تماسي پاسخ نمي دهند. يك مثالش مي تواند اين باشد: هر روز قبل از اينكه فورا سراغ ايميل هايتان برويد، و يا پيام ها و سايت هاي اجتماعي را چك كنيد، دو ساعت وقت بگزاريد و به ساير كارهايتان كه در اجراي پروژه مهم اند، روال تكرار مشخصي ندارند و نياز به تحقيق و تفكر عميق دارند بپردازيد.
راه ديگر اين است كه همه پيام ها و تماس ها را در محل مشخصي جمع آوري نمود. مثلا اعمال تنظيماتي در سايت ها و شبكه هاي اجتماعي كه در آن عضو هستيد به منظور ارسال پيام ها و رخدادهاي به روز شده، به پست الكترونيك تان، استفاده از سرويس هاي صندوق صوتي و ارتباط آن با پست اكترونيك، و همچنين ايجاد فيلتر خودكاربراي پيام ها و ايميل هاي دريافتي تا بتوان ايميل ها را با اولويت بندي دلخواه دريافت و دسته بندي كند، زمان از دست رفته براي از اين شاخه به آن شاخه پريدن ميان سايت ها و سرويس هاي مختلف را كاهش خواهد داد.
پيشنهاد: Gmail يا سرويس پست الكترونيك شركت گوگل، امكانات زيادي در زمينه فيلتر، دسته بندي، برچسب گذاري، انتقال (Forward) زمانبندي ايميل هاي دريافتي و ارسالي دارد.
مثال: اگر چند آدرس ايميل مختلف براي كارهاي مختلف داريد، مي توانيد همه ايميل هاي دريافتي در همه آن آدرس ها را به يك آدرس واحد در Gmail ارسال (Forward) كنيد. براي شبكه هاي اجتماعي مانند فيس بوك Facebook و يا تويتر Twitter و ... هم مي توان چنين كاري كرد. در نتيجه شما همه پيام ها و ايميل هاي دريافت شده را به صورت يكجا در يك آدرس واحد خواهيد داشت و نيازي به ورود به چندين سايت و سرويس دهنده مختلف براي بررسي پيام هاي هر سايت، از ميان خواهد رفت.
2. هر پروژه را به 3 بخش اصلي تقسيم كنيد
هر كاري در زندگي مي تواند نهايتا به سه عنصر اساسي تقسيم شود. 1. گام هاي اجرا (عمليات) 2. موارد و كارهاي غير ضروري 3. منابع و مرجع ها
گام هاي اجرا كارهايي هستند كه مي تواند به طور مجزا به گام هاي كوچكتر كه عنوانشان با "فعل" شروع مي شود تقسيم شوند.
موارد و كارهاي غير ضروري، ايده هايي هستند كه در هنگام انجام تبادل نظر و طوفان فكري يا زمان اجريا پروژه به ذهن افراد خطور مي كند كه اغلب در آن موقع اجرايي نبوده ولي ممكن است در آينده قابل اجرا شوند. همه اين موارد غير ضروري بايد در يك جاي مشخصي جمع آوري شوند و در فواصل معين زماني بازبيني گردند.
براي مثال يكي از آن رهبران خوش فكر پروژه كه اين نوشته بر اساس تجربيات آنان است، همه موارد غير ضروري در طول اجراي پروژه را در فايل Word ذخيره كرده بود، در اولين شنبه هر ماه، براي بازبيني چاپ مي كرد. بعد يك ليوان چاي در دست مي گرفت و مي نشست كل ليست را بررسي مي كرد. بعضي از موارد كه غير مرتبط بودند را حذف مي كرد، بعضي ها را تبديل به گام هاي اجرايي مي كرد و باقي موارد روي ليست مي ماند.
عنصر يا بخش سوم هر پروژه "مراجع" آن پروژه هستند. منظور از مراجع: مقالات، نوشته ها، كتاب ها، ابزار و ساير مواردي است كه در اطراف خود گردآوري كرده ايد. اغلب درباره اهميت مراجع پروژه اغراق مي شود. به جاي اينكه ساعت هاي وقت براي سازماندهي نوشته ها و نكات مرتبط با پروژه بگذاريد، آن ها را به ترتيب زمان وقوع (اجرا) در يك فايل بزرگ دسته بندي كنيد. در زمانه تقويم هاي ديجيتالي، مي توان در كسري از ثانيه هر نوع جلسه و يا رخدادي را جستجو كرده و نوشته هاي مربوط به يك روز مشخص را بدست آورد.
پيشنهاد: Google Calendar يا تقويك گوگل، يك سرويس ديگر رايگان شركت گوگل است كه امكانات زيادي در زمينه زمانبندي رخدادها و جلسات، تنظيم و ارسال دعوتنامه براي شركت افراد در جلسات، دسته بندي رخدادها، و اتصال به ساير سرويس هاي گوگل مانند Gmail دارد.
پيشنهاد: يكي ديگر از ابزارهاي پر قدرت در زمينه تقويم هاي ديجيتالي، برنامه Outlook محصول شركت مايكروسافت است. اين برنامه كه در سيستم هاي عامل ويندوز Windows به صورت رايگان قرار داده شده است، هر آنچه كه يك تقويم ديجيتال بايد داشته باشد، دارد. اين برنامه بخصوص براي افرادي كه دسترسي مداوم به اينترنت ندارند به عنوان يك تقويم شخصي و كاري، پيشنهاد مي شود. در صورتي كه حساب ايميل در سرورهاي خدمات پست الكترونيك Microsoft Exchange از محصولات شركت مايكروسافت داشته باشيد، اجتماع و سازگاري فوق العاده اي ميان ايميل و تقويم خود و ساير افرادي كه با آنها در ارتباط هستيد بوجود خواهد آمد.
با ورود Microsoft SharePoint اين سازگاري به مراتب بهتر، قويتر و پروژه مدارتر شده است.
3. سنجش جلسات بر مبنای گام هاي عملياتي
جلسات به خودي خود با توجه حجم زمان و وقفه هايي كه در روند كار ايجاد مي كنند، جزو موارد پر هزينه در هر پروژه هستند. بهتر است مقاومت بيشتري نشان داده شود در برابر جلسات بي هدف و يا كلي و جلساتي كه دليل خاصي براي تشكيل آن نيست و صرفا مثلا چون اول هفته يا ماه رسيده بايد بر گزار شود.
معمولا چنين جلساتي در اوايل صبح يعني زماني كه شما بيشترين بازده كاري را داريد برگزار مي شود و اغلب ازاينگونه جلسات گام عملياتي قابل توجهي بدست نمي آيد.
به خاطر بسپاريد: هر جلسه اي كه در پايان فاقد گام عملياتي مشخص است، مي بايست با يك ايميل يا تماس تلفني جايگزين مي شد.
پيشنهاد: وقتي با مشتريان يا همكاران خود جلسه برگزار مي كنيد، جلسه را با يك بازبيني سریع تصمیمات گرفته شده و تعیین گام های علمیاتی به پایان ببرید. برای هر نفر از حضار جلسه 1 الی 2 دقیقه وقت بگذارید تا آن فرد درباره آنچه که از جلسه استنباط کرده است با دیگران به اشتراک بگذارد. با این کار اغلب چند گام عملیاتی که گاها لابلای حرف ها جا مانده است روشن می شود. این کار همچنین به درک بهتر گام های عملیاتی و اجرایی کمک می کند.
4. کارهای ناامن را کاهش دهید
در زمانه تویتر، فیس بوک، گوگل آنالیتیکس، بانکداری الکترونیکی و ... ما اغلب زمان زیادی را با وسواس برای مشاهده اطلاعات آنلاین و بی درنگ ( Real time)، صرف می کنیم. شاید علتش این است که دسترسی به چنین اطلاعاتی هرگز چنین آسان نبوده است. سر زدن مداوم و تکراری به این گونه اطلاعاتی، چه مربوط به بازدید کنندگان سایت تان باشد چه اطلاعات حساب بانکی تان، کمکی به اجرای ایده هایتان نمی کند بلکه تنها به شما یک حس اعتماد و امنیت خاطر می دهد. منظور از کار نا امن، کارهایی هستند که:
1. خروجی قابل تعریف و مشخصی ندارند
2. کمکی به پیشبرد عملیات اجرایی ایده هایمان نمی کنند3. چون وقت زیادی از ما نمی گیرند پس روزی چند بار می توانیم تکرارشان کنیم بدون اینکه خیلی متوجه باشیم چه کار داریم می کنیم
اولین قدم برای کاهش کارهای ناامن، تقویت خود آگاهی است. طوری که بتوانیم کارهای ناامنی که در طول روز انجام می دهیم تشخیص دهیم.
قدم دوم، قراردادن دستورالعمل و آیین نامه هایی برای خود است که نظم بیافریند. مثلا می توانید خود را محدود کنید به اینکه روزی فقط 30 دقیقه به کارهای نا امن بپردازید.
قدم سوم، در صورت امکان، واگذاری این گونه کارها به یک همکاری که کارهای نا امن کمتری دارد است. کسی که بتواند داده ها و اطلاعات را به صورت دوره ای بررسی کند و گزارشات مربوطه را تهیه و ارائه نماید.
5. یک ایده خلاقانه باید از دوران "رکود" خود، جان سالم بدر ببرد!
هر کسی به شکلی به ایده ها و افکار جدید می رسد. در واقع نمی توان یک راه مشخص را به عنوان بهترین راه خلاقیت و خلاق بودن انتخاب کرد. اما وقتی نوبت به اجرای ایده ها می رسد، ما همگی به یک مشکل مشترک بر می خوریم. بسیاری از ایده ها و پروژه هایمان در دوران "رکود پروژه" بی نتیجه رها می شوند. منظور از دوران رکود پروژه زمانی است که شور و اشتیاق اولیه اجرای پروژه (ایده)به تدریج کمرنگ می شود و نگرانی ها و گرفتاری های مربوط به مدیریت پروژه و انجام کارها در مهلت های تعیین شده، شروع می شود.
برای نجات از این نگرانی ها، معمولا ایده ی دیگری به ذهنمان می رسد و ایده قبلی را که روی آن کار می کردیم رها می کنیم. و این رویه به سادگی می تواند بارها و بارها بدون اینکه کار قابل توجهی انجام شده باشد تکرار شود.
در نمودار بالا قسمت مربوط به "حرکت ثابت و افقی پروژه" بازه زمانی رکود شور و اشتیاق در پروژه را نشان می دهد که در بالای آن نقطه "ایده جدید" با انرژی و علاقه بالاتری، قرار دارد.
توصیه: برای خودتان و ایده هایتان احترام قائل شوید! انرژی بیشتری برای اجرای ایده هایتان بگذارید. اگر حتی برای خودتان هم مهم نیست، به کسان دیگری بیاندیشید که از ایده و کار و زحمت شما نفع خواهند برد و قدر شما را بیش ار پیش خواهند دانست.
فیس بوک 
بالاترین
دنباله
تویتر
گوگل بازز
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر